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Microsoft Office 365 ou Google Apps : Quelle suite est la plus adaptée à votre entreprise ? – Deuxième partie

9 août 2014

Arnaud Alcabez

Préambule

Microsoft Office 365 et Google Apps for Business sont deux services basés sur le Cloud Computing qui fournissent à des petites, moyennes et grandes entreprises des outils de communications et des outils bureautiques à coût à l’usage. Toutefois, Google Apps et Microsoft Office 365 ont des différences significatives qui peuvent rendre difficile la tâche de choisir entre ces deux offres.

J’ai donc considéré que pour avoir une vue impartiale de chacune des solutions, il était nécessaire de déployer et d’utiliser pendant plusieurs mois les deux offres, celle de Microsoft et celle de Google. Une fois déployées, il fallait encore déterminer une grille commune de fonctionnalités que je devais comparer, et de donner un ordonnancement à chacune des catégories testées :

  • Tarification
  • Niveaux de services
  • Couverture du service (pour les utilisateurs, pour la contractualisation, et compatibilité avec les régulations)
  • Messagerie classique et archivage
  • Messagerie instantanée, conférences en ligne, messagerie vocale
  • Collaboration en ligne
  • Intégration avec l’intranet
  • Intégration avec Active Directory
  • Support des périphériques mobiles
  • Support du mode déconnecté
  • Administration et prérequis d’installation
  • Interface utilisateur et facilité d’usage
  • Stockage en ligne

Nous avions déjà couvert dans un précédent numéro les trois premières catégories de cette liste. Découvrons ce mois les cinq suivantes : la messagerie (classique et instantanée), la collaboration, l’intégration (dans un intranet ou à Active Directory).

Comparaison de la couverture fonctionnelle des offres

Le gagnant : Variable selon la fonctionnalité

Prenons tout d’abord les fonctionnalités basiques que l’on attend d’une messagerie dans le nuage. Si nous examinons le contenu des offres des deux éditeurs, nous pouvons établir un tableau comme celui ci-dessous :

Table 3: Office 365/Google Apps Comparaison des fonctionnalités

 

GOOGLE APPS

OFFICE 365

Messagerie

Oui

Oui, via Exchange

Archivage de messagerie

Oui, avec Vault

Oui, avec les plans E3/E4

Messagerie instantanée

Oui

Oui

Service de conference Web

Oui, avec Hangout*

Oui, via Lync Online ou Lync

Server

Chat vocal point à point

Oui, VOIP ou Google Voice

Oui, via Lync Online ou Lync

Server

Fonctionnalités vocales avancées (Remplacement de PBX)

Non

Oui, via Lync Server (plan E4 uniquement)

Collaboration en ligne et stockage de fichiers

Oui

Oui, via SharePoint (plans E2 plans et supérieurs) et Office Web Apps

Intégration à l’intranet

Non

Oui, via SharePoint

Intégration à Active Directory

Oui

Oui

Support des périphériques mobiles

Oui, multiplateforme

Oui, multiplateforme

Mode déconnecté

Oui mais limité

Oui

*Google Hangout: http://www.google.fr/hangouts/

En synthèse, avec ce premier tableau, les fonctionnalités essentielles que l’on peut attendre d’une messagerie sont présentes dans les deux offres, sauf si vous avez comme obligation que le service supporte des fonctionnalités de téléphonie IP avancée ou que vous souhaitez intégrer dans la solution l’Intranet de votre entreprise. Toutefois, pour chacun des fonctionnalités auxquelles les deux offres apportent une couverture, existe-il des différences ?

Messagerie classique et archivage

Le gagnant : Egalité

Le support de la messagerie est naturellement proposé par les deux offres. En fait, la grande différence se situe au niveau des infrastructures qui sont utilisées : Google stocke les données de messagerie sur ses propres serveurs tandis que Microsoft stocke vos données sur des serveurs Exchange montés spécialement à cette fin. En ce qui concerne l’archivage, les deux éditeurs proposent leur solution, en l’adaptant à leur modèle tarifaire. Ainsi, Google propose sa solution d’archivage au travers de Vault, pendant que Microsoft propose la sienne via les plans E3 et E4. Pas de grande différence : les deux éditeurs considèrent l’archivage comme une extension payante de leur service de messagerie et non comme une fonctionnalité intégrée dans leur prix de base.

Bien sûr, certains penseront toujours qu’une fonction technique de telle messagerie par rapport à l’offre concurrente est mieux faite ; que la commande X possède 2 paramètres de plus que la même fonction chez l’autre éditeur ou que la fonction avancée unetelle existe chez l’un et pas chez l’autre, mais tous ces points de détails sont rarement des éléments d’aide à la décision dès lors qu’on doit choisir son futur système de messagerie. La première raison est que ces offres font toujours l’objet de mise à jour permanente, ce qui rend difficile d’appuyer son choix uniquement sur un détail technique, à moins que celui-ci soit un élément tout à fait bloquant pour votre activité professionnelle.

Messagerie instantanée, conférences en ligne, messagerie vocale

Le gagnant : Office 365

Google Apps prend en charge la messagerie texte et la voix sur IP (VoIP) via son service Google Chat. Sa solution permet également d’appeler des numéros de téléphone traditionnels via Google Voice. Google Voice permet d’émettre et de recevoir des appels depuis n’importe quel poste et les prix pratiqués sont généralement raisonnables, de 10 centimes ou moins la minute, même lors d’appels internationaux.

Microsoft propose un service similaire avec Lync Online (ce qui n’est pas le même produit que Lync Server, dont nous reparlerons un peu plus tard). Lync est une plateforme en soi, qui comprend des indicateurs de présence indiquant qui est en ligne et leur statut de disponibilité, la capacité d’envoyer un message instantané à d’autres utilisateurs de Lync ou de Skype (la messagerie grand public de Microsoft depuis l’arrêt de Windows Live/Messenger), la capacité de créer et participer à des conférences en ligne, et non la moindre, le support des appels téléphoniques PC à PC comme si vous utilisez un système téléphonique traditionnel.

Peut-être que le plus grand avantage d’Office 365 sur Google Apps tient en sa capacité de pouvoir réaliser des conférences en ligne jusqu’à 250 participants, que ces derniers se trouvent dans ou à l’extérieur de votre entreprise. Les utilisateurs peuvent partager leur bureau, faire des présentations, et partager leurs fichiers avec d’autres utilisateurs. A ce jour, Google n’a pas de service comparable, et le service apparenté le plus proche, Google Hangout, se limite à 8 participants actifs simultanés, ce qui est assez vite atteignable.

Ensuite, la différence se joue sur la capacité de Microsoft à pouvoir proposer Lync Server. Lync Server 2013 – le serveur physique – n’est certes pas totalement le même produit que Lync Online – l’offre cloud, et pour disposer d’une architecture efficace, vous devrez choisir d’utiliser Lync Online ou Lync Server 2013 pour tous vos utilisateurs. Le fait de déployer Lync Server 2013 dans votre infrastructure rendra le coût de possession de votre messagerie certainement un peu plus cher qu’en utilisant Lync Online, mais en le faisant, il présentera de nombreux atouts d’ordre économique, comme la possibilité d’appeler un numéro RTC sans nécessiter le besoin de faire appel à un service partenaire pouvant vous le faire payer avec une surtaxe. Lync Server 2013 pourra également s’intégrer totalement à votre système de téléphonie d’entreprise, et vous fournir des options avancées, telles que le renvoi d’appel ou le transfert à un autre poste, ou à votre mobile, en simultané ou non, et la prise en charge des appels d’urgence ou des numéros spéciaux. D’autres fonctionnalités comme la possibilité de transférer un appel vers un périphérique mobile sans mettre fin à l’appel ou la possibilité d’interfacer votre répondeur ou vos échanges avec la messagerie sont des fonctionnalités importantes mettant en valeur la transformation des usages dont je parlais dans le précédent numéro, et qui aura forcément une incidence sur la façon dont vos utilisateurs communiquent entre eux, avec leurs clients et avec leurs fournisseurs.

Collaboration en ligne

Le gagnant : Google Apps

Nous abordons maintenant certainement l’une des confrontations les plus controversées entre l’offre de Microsoft et l’offre de Google : la collaboration en ligne. Pour de nombreuses entreprises, la collaboration en ligne est la principale raison d’adopter une application en mode SaaS (Software as a service).

Google répond à cette fonctionnalité de partage de fichiers et de collaboration par Google Drive. Pour Microsoft, il s’agit d’une fonction supportée par SharePoint Online et Office Web Apps. Essayer de comparer ces deux réponses revient à tenter d’établir le classement entre les pommes et les oranges. Je vais donc être réducteur : Google gagne la bataille pour une raison principale : la facilité d’utilisation.

Google Drive a été pensé dès le début pour des besoins de facilité de collaboration, point final. Au contraire, SharePoint a été conçu pour des usages multiples, dont le partage de fichiers et la collaboration. Certes, Google Drive est bien moins sophistiqué que SharePoint Online, mais l’absence de distraction et de complexité permet de se concentrer sur la fonction : Le partage et le travail collaboratif. Google Drive permet d’inviter des personnes internes ou extérieures à collaborer sur un document assez simplement, là où SharePoint Online demande d’y réfléchir à deux fois. Cela étant dit, si votre partage collaboratif requiert l’intégration de workflows, dans ce cas, SharePoint Online est un produit qui répondra à vos attentes.

Enfin, Microsoft possède un sérieux avantage lorsque vous devrez travailler sur des documents collaboratifs en mode déconnecté, car l’installation d’Office 2013 localement sur votre poste de travail permettra de traiter un document sans avoir de connexion Internet permanente.

Microsoft offre des avantages supplémentaires en matière de stockage, notamment grâce à la possibilité de régler les quotas par utilisateur, ce qui n’est pas possible avec Google Apps for Business. Le quota est partagé entre Google Drive, Gmail et les albums Picassa. Chez Microsoft, SharePoint, SkyDrive et Exchange Online ont chacun leur silo, et leur système spécifique de quotas. C’est donc un point de vue qui oppose les deux éditeurs : Vous aurez une plus grande souplesse en termes de granularité du stockage avec Office 365, mais cette option vous demandera en contrepartie une gestion plus complexe, avec trois silos de stockage à paramétrer.

Finalement, si vous cherchez des caractéristiques spécifiques ou des contrôles granulaires, Microsoft gagne, il n’y a pas photo. Si vous cherchez à faciliter la collaboration entre les utilisateurs, alors Google prend la tête.

Un dernier élément à prendre en considération est la manière dont les deux systèmes ont tendance à dériver avec le temps, après deux ou trois ans d’utilisation. Avec l’offre de Microsoft et son système de stockage par silo, les utilisateurs auront tendance à disposer de multiples versions d’un même document : dans leurs boîtes aux lettres, sur SharePoint Online, dans leurs SkyDrive, entraînant une grande difficulté pour l’entreprise de disposer d’une seule source pour un document. Pour Google, au contraire, le travail collaboratif se fera autour d’un document (chez Microsoft, le travail collaboratif est plutôt réalisé autour des utilisateurs). Les petits soucis avec Google apparaîtront lorsque vos utilisateurs quitteront l’entreprise : Ne disposant pas de système de centralisation, les documents créés par votre ancien collaborateur risquent tout simplement de ne plus être accessibles.

En conclusion, ni Office 365, ni Google Drive ne sera idéal si votre entreprise ne réfléchit pas à mettre en œuvre un cycle de vie documentaire efficace dès le début. Quant à mon choix de conserver Google Apps comme le gagnant de cette catégorie, je ne doute pas qu’il sera fortement critiqué par les administrateurs et les architectes SharePoint, mais si vous en connaissez, vous serez sans doute d’accord avec moi qu’ils sont d’un niveau technique bien différent de celui de vos utilisateurs…

Intégration avec l’intranet

Le gagnant : Office 365

Le partage des documents en ligne et la gestion du portail intranet d’Office 365 est réalisé par SharePoint Online. SharePoint est une plateforme de Microsoft qui met l’accent sur le partage d’information par des sites Web. Avec des modèles (ou templates) préconfigurés, l’activation d’un espace collaboratif est rapide et efficace. Les utilisateurs existants de SharePoint 2010 ou 2013 (désolé pour vous, les utilisateurs de SharePoint 2007) peuvent directement intégrer Office 365. Les grandes entreprises apprécieront particulièrement ce que Microsoft appelle « les sites d’équipes », des sites webs séparés pouvant être utilisés comme des lieux de travail de groupe et/ou des domaines de collaboration spécifiques à un projet. Si votre entreprise ne dispose pas déjà d’un intranet, Office 365 vous permettra d’en déployer un très facilement, en quelques clics. Outre les fonctionnalités de collaboration d’Office 365, un intranet peut être un outil efficace pour la communication et les annonces à l’échelle de l’entreprise ou d’une équipe, et offre une alternative viable à l’explosion des messages à des listes de diffusion.

Certes, Google Apps permet également de créer un site web, incluant un intranet, et fournit des outils prêts à l’emploi pour le faire. Comme avec Office 365, la création d’un site web dans Google Apps – un site Google – ne demande pas de connaissances particulières… au moins, tant que vous ne souhaitez pas verser dans une trop grande personnalisation ou automatisation.

Néanmoins, la balance penche en faveur d’Office 365. Les sites SharePoint peuvent s’adapter avec beaucoup plus de facilité à la personnalisation, en comparaison de l’offre de Google, qui fournit uniquement une personnalisation assez basique. Par exemple, SharePoint supporte la personnalisation des fichiers CSS, là où Google ne le supporte pas. En outre, les sites SharePoint permettent la création de workflows de manière simple. Google non. SharePoint peut acheminer des documents et des demandes d’approbation par certains utilisateurs, ce qui permet rapidement de proposer des services, comme par exemple, une validation des demandes de congés payés ou de notes de frais.

Finalement, Microsoft est beaucoup plus fortement ancré dans la gestion des sites, alors que Google a opté pour une vision plus intuitive mais limitée de la collaboration via Google Sites. Evidemment, Google Sites peut suffire pour une collaboration de base, mais SharePoint possède la flexibilité que les environnements complexes d’entreprise peuvent exiger.

Intégration avec Active Directory

Le gagnant : Office 365

Microsoft et Google disposent tous les deux des outils pour synchroniser les utilisateurs Active Directory avec leur service en ligne. Google Apps Directory Sync (GADS) peut communiquer directement avec un serveur Microsoft Active Directory (un DC) et ajouter et supprimer les utilisateurs appropriés de manière à correspondre à votre schéma organisationnel. Vous pouvez utiliser des règles complexes permettant un mappage personnalisé des utilisateurs, groupes, contacts externes, profils utilisateur complets, alias, ressources d’agenda et exceptions Toutefois, la synchronisation est unidirectionnelle, de votre annuaire au service Google Apps.

Microsoft a également son outil de synchronisation d’annuaire qui conserve les informations de vos utilisateurs synchronisées avec Office 365 : DirSync. Il s’agit également d’une synchronisation monodirectionnelle. Pour cette fonction, Microsoft prend légèrement l’avantage, avec un nombre de champs (niveaux, groupes, structure) synchronisés plus important.

La différence va surtout se faire dans les intégrations plus avancées, comme le souhait d’utiliser une fonctionnalité de compte/mot de passe unique (single sign-on) ou d’authentification à deux facteurs. Si Microsoft dispose d’un outil simple (ADFS 2.0/3.0) et des jetons SAML pour mettre en œuvre le single sign-on, l’opération s’avère un peu plus compliquée avec Google, qui demande soit des compétences de développeur (https://developers.google.com/google-apps/sso/saml_reference_implementation) soit de s’appuyer sur des outils tiers payants. Microsoft fournit une documentation très riche et de nombreux exemples pour mettre en œuvre ces fonctions, alors que la complexité et l’absence de documents avec Google Apps risquent d’en rebuter plus d’un…

Nous voici déjà arrivé à la fin de ce deuxième volet. Je vous donne rendez-vous pour la dernière partie dans un prochain numéro où nous terminerons notre comparaison entre les deux offres de services en ligne sur cinq catégories : la mobilité, le mode déconnecté, l’administration, l’interface utilisateur et le stockage en ligne. D’ici là, je vous souhaite de très bons Microsoft TechDays 2014 pour ceux que j’aurais l’occasion de voir, parmi les 18.000 visiteurs attendus, au Palais des Congrès à Paris, les 11, 12 et 13 février 2014.

Pour IT Pro Magazine, 2014

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