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Microsoft Office 365 ou Google Apps : Quelle suite est la plus adaptée à votre entreprise ? (1ère partie)

26 décembre 2013

Arnaud Alcabez

Préambule

Microsoft Office 365 et Google Apps for Business sont deux services basés sur le Cloud Computing qui fournissent à des petites, moyennes et grandes entreprises des outils de communications et des outils bureautiques à coût à l’usage. Toutefois, Google Apps et Microsoft Office 365 ont des différences significatives qui peuvent rendre difficile la tâche de choisir entre ces deux offres.

Ayant eu plusieurs vies en informatique, mon métier m’a progressivement amené à faire du conseil en stratégie informatique et bien qu’ayant eu une trajectoire depuis une vingtaine d’année liée à Exchange puis Office 365, j’avoue que j’ai été très déçu jusqu’à présent par ce que j’ai pu trouvé dans la presse ou en échangeant avec mes collègues. En effet, sorti des combats de chapelles entre les pro-Microsoft et les pro-Google, j’ai eu beaucoup de mal à avoir une vision claire des capacités de chacune des offres. D’un point de vue partial, il est difficile d’avoir des données précises des parts de marché de chaque éditeur, de ce qui est financé et de ce qui est réellement payé par les entreprises. D’un point de vue factuel, les deux solutions ayant été choisies par des clients, et je vous invite à consulter les revues de presse vantant les implémentations réussies de Microsoft Office 365 et de Google Business Apps dans des entreprises de petite, moyenne et grande taille, il faut bien reconnaître que chacune répond aux besoins qui lui sont confiés.

J’ai donc considéré que pour avoir une vue impartiale de chacune des solutions, il était nécessaire de déployer et d’utiliser pendant plusieurs mois les deux offres, celle de Microsoft et celle de Google. Une fois déployées, il fallait encore déterminer une grille commune de fonctionnalités que je devais comparer, et de donner un ordonnancement à chacune des catégories testées :

  • Tarification
  • Niveaux de services
  • Couverture du service (pour les utilisateurs, pour la contractualisation, et compatibilité avec les régulations)
  • Messagerie classique et archivage
  • Messagerie instantanée, conférences en ligne, messagerie vocale
  • Collaboration en ligne
  • Intégration avec l’intranet
  • Intégration avec Active Directory
  • Support des périphériques mobiles
  • Support du mode déconnecté
  • Administration et prérequis d’installation
  • Interface utilisateur et facilité d’usage
  • Stockage en ligne

Ce mois, nous allons commencer par comparer trois catégories : la tarification, les statistiques d’interruption et de transparence du service, et la couverture du service.

Les réelles différences : Comprendre les besoins de votre entreprise

Une infrastructure de type Cloud Computing est attractive pour une raison principale, même si ce n’est pas la seule : C’est une manière moins coûteuse de gérer vos données de votre entreprise. Vous laissez au service la responsabilité d’opérer les serveurs, la configuration des applications et la gestion de la plateforme.

Choisir entre Google Apps for Business et Microsoft Office 365 revient à déterminer si votre entreprise est à la recherche de l’amélioration des processus opérationnels (en anglais Business Process Improvement ou BPI) – http://en.wikipedia.org/wiki/Business_process_improvement – ou la refonte des processus opérationnels (en anglais Business Process Re-Engineering ou BPR) – http://en.wikipedia.org/wiki/Business_process_engineering.

Pour résumer les différences fondamentales entre le BPI et le BPR, le BPI est l’amélioration de pratiques déjà existantes là où le BPR est plus révolutionnaire qu’évolutionnaire. Pour le BPR, il s’agit de disséquer les worflows métiers existants et de les refondre du sol au plafond. Google Apps for Business adopte une approche proche du BPI, où les Google Apps viendront remplacer des processus déjà existants dans l’entreprise pour en améliorer la performance par rapport au coût du service gérant ces processus. Google Apps for Business peuvent certainement être utilisé pour favoriser le BPR, mais elle ne sera clairement pas la plateforme idéale pour aller jusqu’au bout de cette approche. Microsoft Office 365, en revanche, est un outil idéal pour mettre en œuvre le BPR, avec des fonctionnalités plus avancées et des plateformes personnalisables telles que les aiment les entreprises pour répondre aux besoins variés de leurs utilisateurs.

Pour démarrer un processus décisionnel pour choisir entre Microsoft Office 365 et Google Apps for Business, il est nécessaire que vous vous interrogiez en priorité sur le véritable but derrière le remplacement de vos systèmes existants. Tant que vous êtes satisfait du niveau de service fourni par votre système actuel et que vous désirez néanmoins le remplacer pour des raisons de coûts, ou si votre motivation est de fournir une nouvelle génération d’outils qui rendront vos utilisateurs plus efficaces dans leur travail, vous aurez déjà répondu à la question du choix de la bonne solution. Reste que ces choix devront faire l’objet d’une analyse minutieuse de communication dans votre entreprise, et plus particulièrement en direction de vos métiers afin qu’ils soient eux-mêmes convaincus du bien fondé de la solution que vous aurez retenu.

Commençons par le plus important : La tarification

Le gagnant : Google Apps

Naturellement, il y a une grande différence en termes de tarification. On ne va pas se mentir : Microsoft Office 365 est jusqu’à 120% plus cher que l’offre (le plan) le plus cher de Google. Je ne dis pas que le prix est toujours le meilleur indicateur pour la sélection d’une solution, mais le budget reste toujours un facteur très important dans la décision.

La seule chose que Microsoft Office 365 et Google Apps for Business aient en commun dans leurs plans est que chaque offre est facturée mensuellement et comprennent pour chaque utilisateur une certaine quantité de stockage (25 Go). Il est donc assez facile de comparer les offres des deux éditeurs.

Google sait rester simple pour être efficace : La société ne propose que deux offres pour les entreprises avec aucune limite en termes d’utilisateurs pour chacun des plans. Notez que les tarifs ci-dessous sont donnés en dollars et se comprennent par utilisateur :

 

Google Apps for Business

Google Apps for Business avec Vault

Prix par utilisateur

$5/mois ou $50/an

$10/mois

Nombre maximum d’utilisateurs

Illimité

Illimité

Capacité de la boîte aux lettres par utilisateur

25 Go

25 Go

Capacité Google Drive fournie

1 Go

1 Go

Taille limite des attachements par message électronique

50 Mo

50 Mo

Support des archives

Non

Oui

Table 1 : Tarif des offres Google Apps for Business

A la vue de ce tableau, les offres proposées par Google sont presque identiques, si ce n’est la fourniture de Vault qui revient à doubler le prix du service. Toutefois, se passer de Vault pour une entreprise ne sera difficilement possible en France. En effet, Vault apporte un service fondamental d’e-Discovery, c’est-à-dire la capacité pour des administrateurs ou des auditeurs de rechercher un message dans Gmail ou la messagerie instantanée au travers de toute l’organisation. En clair, avec Vault, vous payez Google pour que la société archive l’ensemble des emails et des journaux de messagerie instantanée, ce qui sera indispensable si votre entreprise est amenée à être auditée par un organisme extérieur, ou si elle doit fournir des pièces lors d’une citation à comparaitre. Vault est le successeur de Postini Message Discovery (connu également sous le nom de Google Message Discovery). Contrairement à ce qu’on peut lire parfois dans la presse, Vault n’est absolument pas un outil de récupération d’urgence des boîtes aux lettres.

Microsoft de son côté préfère proposer un plan de tarification plus large, quitte à parfois susciter bien des questions de la part des clients intéressés. La fourchette de prix démarre à partir de $4 pour aller jusqu’à $22 par mois. Cinq offres sur les six proposées supportent un nombre d’utilisateurs jusqu’à 50.000 (en d’autres mots, presque illimité). Pour rester dans une analyse permettant de comparer aisément Google à Microsoft, nous allons nous limiter aux quatre offres proposées aux entreprises de taille moyenne et de grande taille. Microsoft les désigne par un code « E » pour « Enterprise » :

 

E1

E2

E3

E4

Prix par utilisateur

$8/mois

$14/mois

$20/mois

$22/mois

Capacité de la boîte aux lettres par utilisateur

25 Go

25 Go

25 Go

25 Go

Editeur de documents en ligne

Non

Oui

Oui

Oui

Intégration à Active Directory

Oui

Oui

Oui

Oui

Support des archives

Non

Non

Oui

Oui

Souscription à la version Office 2013 bureautique

Non

Non

Oui

Oui

Fonctionnalités VoIP Entreprise

Non

Non

Non

Oui

Table 2 : Tarif des offres Microsoft Office 365 pour les entreprises

La principale différence entre Office 365 E1 et E2 concerne la collaboration en ligne : Le plan E1 fourni uniquement la possibilité d’afficher des documents Microsoft Word, Microsoft Excel, etc. mais pas de les modifier. Le plan E2 en revanche permet aux utilisateurs de créer ou de modifier directement les documents, à l’instar de Google Drive. Les offres E3 et E4 incluent la souscription à Microsoft Office 2013 (lequel pourra être installé localement sur le poste de travail de l’utilisateur). Ces plans proposent également l’archivage légal (ce qui entend que l’administrateur peut choisir de conserver un message situé dans la boîte de réception ou dans les éléments supprimés d’un utilisateur indéfiniment même si ce dernier tente de l’altérer ou de le supprimer). Enfin, les plans E3 et E4 supportent également l’archivage des messages (comme Google Vault) et le service de messagerie vocale. En comparant avec les offres de Google, le plan E3 de Microsoft est celui qui s’approche le plus des fonctionnalités offertes par le plan Google Apps for Business avec Vault.

La comparaison entre les plans E3 et les plans E4 d’Office 365 est moins évidente. Le plan E4 remplace Lync Online par une solution on premises Lync Server, afin de pouvoir s’interconnecter avec le système téléphonique (PBX) pour supporter les appels entrants et sortants traditionnels. Si on peut considérer que cette stratégie de Microsoft permet de mieux interfacer son offre E4 avec l’existant, la démarche s’oppose à la logique qui vous a amené à aller vers le Cloud : Simplifier votre infrastructure.

En conclusion sur ce sujet, Google Apps for Business est moins cher à adopter, moins cher à maintenir, et moins cher à opérer que son concurrent. Microsoft Office 365 n’est pas seulement plus cher que Google Apps for Business, mais il n’est pas moins cher que les versions d’Exchange, de SharePoint et Microsoft Office que vous souhaitez remplacer. Si votre stratégie consiste à déployer vos services de messagerie et de collaboration sur le nuage pour réduire vos coûts et vos équipes informatiques impliquées à la maintenance, il est clair que Google Apps for Business est le gagnant.

Respect des niveaux de services et engagement de l’éditeur

Le gagnant : Egalité

En regardant les rapports d’incidents sur Microsoft Office 365 sur une période de 151 jours (entre le 23/9/2012 et le  02/02/2013), 18 concernent le service de messagerie Exchange. Ces incidents et les temps d’arrêt planifiés, représentent un total de 4.503 minutes d’interruption, soit 3 jours, 3 heures et 3 minutes. Cela revient à un niveau de disponibilité de 97,929% pour le service de Microsoft durant cette période, ce qui n’est pas exactement ce qui est promis par l’éditeur en matière d’engagement à 99,9%.

Par comparaison, le service Gmail a un niveau de disponibilité de 99.983%. Cette disponibilité correspond à une interruption du service pendant 44 minutes. En résumé, pour chaque minute d’interruption de Gmail, Exchange Online est en panne pendant 103 minutes.

Google publie publiquement ses informations sur le niveau de disponibilité via une page intitulée Google Apps Status Dashboard (http://www.google.com/appsstatus) sur laquelle tout le monde peut se connecter, même s’il n’est pas client. Le tableau de bord affiche les informations de performance en temps réel pour tous les services Google Apps. Google met à jour le tableau de bord avec informations sur les performances, pour s’en servir en tant que outil de promotion marketing.

Microsoft dispose d’un tableau de bord similaire – mais contrairement à la page publique Google Apps Status Dashboard de Google, le tableau de bord Microsoft est protégé, et uniquement accessible aux utilisateurs qui sont déjà clients de l’offre Microsoft Office 365. Quelque part, cela empêche les clients potentiels de Microsoft Office 365 de faire des recherches sur les niveaux réels de disponibilité du service avant de prendre une décision d’achat. En outre, cette page empêche quiconque qui n’est pas administrateur du domaine de messagerie Office 365 d’accéder au tableau de bord. Ainsi, sans l’aide d’un administrateur, les principaux décideurs et utilisateurs stratégiques de l’entreprise qui utilisent Microsoft Office 365 ne peuvent vérifier si le service de messagerie fonctionne correctement ou non. Microsoft ne publie pas quel pourcentage de ses utilisateurs sont affectés par des pannes, et ne concerne que les régions ont été touchés et se limite à indiquer la région concernée tant qu’ils ne peuvent déterminer avec exactitude l’origine du problème.

Toutefois, Microsoft offre un contrat de niveau de service financièrement soutenu (SLA) lorsque Microsoft Office 365 descend en dessous de 99,9% de disponibilité. Les SLA d’Office 365 sont complets et simples à comprendre à propos des désagréments subis, par composant et par région. Au contraire, Google ne propose que des crédits de service à la fin du contrat annuel (et aucun remboursement) et reste beaucoup plus succinct sur la nature des incidents rencontrés.

Plus dérangeante est l’approche de Google en manière de disponibilité du service Google Apps for Business. En effet, Google booste ses chiffres d’uptime en combinant les services aux consommateurs et des entreprises. De plus, Google teste ses produits en version bêta avec les utilisateurs de Google Apps, mais ceux-ci ne sont pas couverts par le SLA. Enfin, Le SLA ne couvre que douze services en ligne (les services de synchronisation hors connexion ne sont pas couverts par le SLA), et Google dispose d’une méthode de calcul très particulière pour identifier un temps d’interruption : « Les temps d’arrêt est défini comme un taux d’erreur de l’utilisateur de plus de 5% » (http://www.google.com/apps/intl/en/terms/sla.html).

En conclusion, parce que Google et Microsoft ne semblent pas avoir la même définition du temps d’arrêt et que la couverture des services n’est pas la même, il est impossible de déterminer un gagnant de manière claire dans cette catégorie.

Couverture du service (utilisateurs, contractants et autres régulations)

Couverture du service pour les utilisateurs

Le gagnant : Microsoft Office 365

Sur la couverture en termes de pays, les deux géants n’ont encore pas la même approche. Google Apps for Business s’appuie sur une liste d’exclusion (Cuba, l’Iran, la Corée du Nord, le Soudan et la Syrie), directement liée à la liste noire des pays définie par le gouvernement américain. La liste d’exclusion n’est d’ailleurs pas exhaustive, et n’est pas détaillée par service.

Toutefois, le téléchargement des applications, notamment pour les mobiles peuvent être interdit (comme l’ont appris à leur dépend des utilisateurs situés en Thaïlande ou au Pakistan), même si techniquement, il existe le plus souvent des méthodes de contournement, elles peuvent être considérées comme illégales dans les pays concernés.

Microsoft Office 365 dispose d’une liste claire et concise en un seul document des pays dans lesquels le service peut être consommé ou pas, de manière intégrale ou limitée. http://www.office365advisors.com/office-365-country-licensing-restrictions/

Couverture du service pour les contractants

Le gagnant : Egalité

Bien qu’il soit possible d’utiliser le service dans de nombreux pays, la liste des pays pouvant acheter le service est plus restrictive, et dépend des accords commerciaux, fiscaux et légaux avec les états concernés. Google Apps peut être contracté dans 96 pays et Microsoft Office 365 peut être contracté dans 88 pays (http://new.googlepartnerconnect.com/Home/partner-program-support-countries).

Parmi les 106 pays couverts par l’une ou l’autre des solutions, 18 pays ne peuvent contracter un service qu’avec Google, et 10 pays ne peuvent contracter un service qu’avec Microsoft. Ainsi, pour les sociétés situées en Albanie, aux Samoa Américaines, en Arménie, au Bangladesh, en Bolivie, en Bosnie-Herzégovine, aux Iles Vierges anglaises, au Cambodge, à Gibraltar, à Guam, au Laos, à Monaco, en Mongolie, aux Philippines, à San Marin, aux Iles Vierges américaines, au Vatican et au Vietnam, à moins qu’elles disposent de la possibilité de signer leur contrat  dans un autre pays, la question ne se pose pas, seul Google Apps est disponible. D’un autre côté, pour les sociétés situées en Algérie, en Azerbaïdjan, au Bahreïn, en République Dominicaine, au Kazakhstan, au Maroc, au Paraguay, à Trinidad et Tobago, en Uruguay, et au Venezuela, seul Office 365 est disponible.

Toutes les informations indiquées s’appuient sur les données officielles fournies par les deux éditeurs au 14 mai 2013.

Autres contraintes en matière de régulation

Le gagnant : Egalité

Google ne précise pas l’emplacement de ses centres de données, ni où se trouvent les données que vous y stockerez. La société se limite à indiquer que ses centres de données sont situés dans des pays « démocratiques », bien que cette information soit tout à fait suggestive et non reconnue en droit. Microsoft est plus précis sur l’emplacement des données de l’utilisateur. Les centres de données sont répartis sur des zones continentales séparées, avec un nombre de centres réduits. Par exemple, en ce qui concerne la France, les données sont hébergées dans deux pays de l’Union Economique Européenne : L’Irlande (Dublin) pour le centre de données principal, et les Pays-Bas (Amsterdam) pour le centre de données de secours.

Toutefois, quelle que soit la localisation des données, comme tous les services électroniques internationaux, les deux sociétés sont engagées dans les accords d’autorisation de transferts de données dans le cas d’une investigation mandatée par les services d’enquêtes des pays concernés par ces accords, connus sous les noms de Patriot Act et de EU Safe Habour.

Google comme Microsoft proposent des tarifs éducation, mais les données sont mutualisées sur les mêmes environnements que celles des autres sociétés.

Les deux sociétés proposent également des offres pour les organisations gouvernementales, mais uniquement aux Etats-Unis. Dans les deux cas, ces services sont cloisonnés des autres activités, et ont tous les deux reçus la certification et l’accréditation FISMA (Federal Information Security Management Act) (FISMA) pour héberger des services de l’Administration Générale des Services U.S.

Je vous donne rendez-vous au prochain numéro pour continuer notre comparaison entre les deux offres de services en ligne, avec du lourd : La comparaison des fonctionnalités. D’après vous, qui sera le gagnant ?

IT Pro Magazine, Septembre 2013

Note: Les valeurs indiquées dans cet article correspondent à Mai 2013 et sont susceptibles de changer en fonction des annonces des éditeurs.

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