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Outlook Web App 2013, le chaînon manquant ?

17 janvier 2013

Arnaud Alcabez

Office-2013-LogoPrincipale innovation, Outlook Web App 2013 offre désormais un accès en mode déconnecté. Cette fonction, lorsqu’elle est activée par l’utilisateur, permet à ce dernier de disposer une copie locale de sa boîte aux lettres sous la forme d’un cache, à la condition d’utiliser l’un des navigateurs Internet supporté : Internet Explorer 10, Safari 5 ou Chrome 18.

Pour utiliser la fonction mode déconnecté à partir d’Outlook Web App 2013, il suffit d’aller dans les options, et de sélectionner la commande « Use mail offline », puis de confirmer que vous désirez bien que le contenu de votre boîte aux lettres soit stocké sur votre ordinateur.

OWA2013-Offline

Bien entendu, pour activer le mode déconnecté, vous devez être connecté à votre serveur Exchange 2013 pour que la synchronisation puisse être réalisée. Vous aurez également besoin de parcourir les différents dossiers et avoir lu récemment les messages que vous souhaitez conserver dans le fichier cache pour qu’ils soient synchronisés.

Notez que par défaut, seule la Boîte de réception est mise en cache. Si vous avez plusieurs ordinateurs, vous devrez également répéter l’opération sur chacun de ceux-ci, la mise en cache étant spécifique à l’ordinateur utilisé, et non à votre compte de messagerie.

OWA2013-Q1Lorsque vous activerez le mode déconnecté, vous serez sollicité par deux messages. Le premier message permettra de fixer les bonnes ACLs pour le dossier dans lequel seront stockées les informations mises en cache. Si vous répondez à la question par Oui, seul le compte utilisateur Windows dont vous vous servez lors de la mise en cache aura les permissions d’accès au dossier. Dans le cas contraire, les permissions d’accès ne seront pas particulièrement fixées pour le dossier, ce qui est le choix recommandé si d’autres utilisateurs se servent du même ordinateur.

OWA2013-Q2Le second message qui apparaîtra vous proposera d’enregistrer l’accès au mode déconnecté d’Outlook Web App 2013 en tant que Favori dans notre navigateur Internet afin que vous puissiez rapidement accéder à ce dernier lorsque vous êtes en mode déconnecté.

Lorsque vous serez sans connexion réseau, toutes les modifications que vous apporterez pendant ce temps ne seront appliquées que lorsque vous serez à nouveau connecté. Par exemple, les messages que vous avez envoyé depuis votre cache resteront dans la boîte d’envoi jusqu’à la prochaine connexion.

L’avantage qu’apporte le mode déconnecté est qu’en l’absence d’une connexion à votre serveur Exchange 2013 pour des raisons diverses, vous pourrez continuer à travailler avec votre messagerie.

Les commandes restant actives lorsque vous êtes en mode déconnecté sont les suivantes :

TableauToutefois, le mode hors connexion d’Outlook Web App 2013 possède certaines limites qu’il vous faut connaître :

Par exemple, Outlook Web App 2013, lorsqu’il est utilisé en mode déconnecté, ne peut vous montrer que les données que vous avez synchronisées et qui se trouvent dans le cache. Si vous essayez d’ouvrir un message synchronisé dans une nouvelle fenêtre, celui-ci ne sera pas affiché.

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Figure 3a. Message affiché mis en cache sur l’interface Outlook Web App 2013 dans un dossier synchronisé

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Figure 3b. Message d’erreur apparaissant en tenant d’ouvrir le message dans une fenêtre séparée

Seuls les dossiers Boîte de réception, Brouillons, et les dossiers spécifiques que vous avez créés peuvent être synchronisés. Les dossiers archivés, les dossiers publics, les tâches, et les favoris ne sont pas disponibles. De plus, il n’est pas possible lorsque vous êtes en mode déconnecté de pouvoir filtrer les dossiers, mais vous avez la possibilité d’afficher les messages triés par conversation ou par date.

En résumé, les principales limitations du mode déconnecté sont les suivantes :

  • Seuls les dossiers que vous avez visités durant les 7 derniers jours seront synchronisés. Pour chaque dossier, seuls les trois derniers jours de contenu ou les derniers 150 messages sont synchronisés,
  • Les pièces-jointes ne sont pas accessibles,
  • Tous les contacts sont synchronisés, ainsi que Les propriétés des contacts auxquels vous avez envoyé un message récemment. L’auto-remplissage est également actif pour les messages crées lorsque vous êtes en mode déconnecté,
  • Pour le calendrier, seul le mois précédent ainsi que l’ensemble des éléments de l’année à venir sont en cache. Si vous êtes en mode déconnecté depuis un grand moment, les rappels de calendrier cesseront de fonctionner jusqu’à ce que vous soyez de nouveau en ligne,
  • Seul votre calendrier personnel est mis en cache. Les calendriers multiples ne sont pas accessibles.

Afin de protéger les données du cache pour Outlook Web App 2013, lors de la synchronisation, les données sont stockées une base locale sur votre ordinateur. L’emplacement de la base varie selon la nature du navigateur Internet. Pour Internet Explorer 10 et pour Chrome, les données du cache Outlook Web App 2013 sont stockées à ces emplacements :

IE10 %systemdrive%\Users\%username%\Local\Microsoft\Internet Explorer\IndexedDB
Chrome %systemdrive%\Users\%username%\AppData\Local\Google\Chrome\UserData\Default\databases

Les données stockées sont accessibles sur la base du compte utilisateur Windows avec lequel vous avez réalisé la synchronisation. Elles ne sont pas cryptées spécifiquement. Pour améliorer la sécurité des données dans le cas où vous utiliseriez le mode déconnecté, il est recommandé d’utiliser un outil de chiffrement de disque local, comme par exemple Bitlocker.

Contrôle de l’utilisation du mode déconnecté par l’entreprise

Par défaut, et si l’administrateur ne fait aucun paramétrage particulier, tous les utilisateurs de l’organisation seront en mesure de configurer Outlook Web App 2013 pour une utilisation en mode déconnecté. Toutefois, il est possible pour l’administrateur d’appliquer une politique de sécurité ou d’interdire cette fonctionnalité au travers d’un jeu de commande PowerShell :

Pour configurer une politique de sécurité à propos de l’accès hors connexion pour Outlook Web App 2013 :

Set-OwaMailboxPolicy-AllowOfflineOn [NoComputers | | AllComputers PrivateComputers]

Pour autoriser ou interdire l’accès en mode déconnecté au travers d’Outlook Web App 2013:

Set-OwaVirtualDirectory-AllowOfflineOn [NoComputers | | AllComputers PrivateComputers]

OWA2013-PowershellFig.4. Aide sur les commandes PowerShell. Notez que l’aide en ligne contient une erreur sur le support de Safari 4 pour le mode déconnecté. De même, certains documents sur Internet indiquent d’un support du mode déconnecté à partir de Chrome 16. Pour connaître la liste des navigateurs Internet supportant le mode déconnecté, vous pouvez vous référer à l’adresse suivante : http://technet.microsoft.com/en-us/library/jj150522(v=exchg.150)

Le mode déconnecté d’Outlook Web App 2013, Comment ça marche techniquement ?

Comme précédemment indiqué, la base de données locale du navigateur stocke une partie du contenu de la boîte aux lettres Exchange 2013. Dans Internet Explorer, cette base de données est une base de données IndexedDB HTML5. Dans les navigateurs Safari et Chrome, il s’agit d’une base de données WebSQL. Le navigateur (pas Outlook Web App 2013) décide l’endroit où les données sont stockées, définit les quotas et le mode d’élimination des données en fonction de leur âge. Il est donc impossible de fixer un dossier spécifique pour les utilisateurs afin de forcer la création de la base de données locale à un emplacement choisi par l’administrateur.

Lorsqu’Outlook Web App 2013 est configuré en vue de son utilisation hors connexion, un processus commence à copier localement toutes les données Outlook Web App 2013 nécessaires. Sur un réseau à haut débit, ce processus ne prend pas plus de deux minutes. Une fois la mise hors connexion configurée, le processus s’exécute à chaque utilisation d’Outlook Web App 2013, et veille à ce que toute modification apportée côté serveur soit reportée dans la base de données locale.

  • Lorsqu’Outlook Web App 2013 est configuré pour une utilisation hors connexion
  • Au démarrage d’Outlook Web App 2013 (après qu’il a été configuré pour une utilisation hors connexion)
  • Pendant l’utilisation d’Outlook Web App 2013, à chaque modification apportée dans la boîte aux lettres Exchange 2013

Ce processus se répète dans la boîte aux lettres Exchange 2013, en obtenant et écrivant les mises à jour dans la base de données locale du navigateur dans l’ordre suivant :

  1. Les données nécessaires à la mise à jour de la liste de messages actuellement affichée dans Outlook Web App 2013
  2. Les notifications de rappel de calendrier
  3. La liste de boîte de réception la plus récente
  4. La liste de messages la plus récente du reste des dossiers pris en charge hors connexion
  5. Les mises à jour des contacts
  6. Les mises à jour du calendrier
  7. Le contenu des messages dans la liste actuelle
  8. Le contenu de messages dans la boîte de réception
  9. Le contenu des messages dans le reste des dossiers pris en charge hors connexion
  10. Les images en ligne dans tout message stocké localement
  11. Chaque élément de la liste ci-dessus s’appelle un module de synchronisation

La quantité d’espace de stockage qu’Outlook Web App 2013 utilise hors connexion est limitée par le quota de base de données du navigateur. Si le processus atteint le quota du navigateur pendant la copie de données, il s’interrompt et l’algorithme d’interruption s’exécute sur les modules ci-dessus en sens inverse, les supprimant de la base de données locale jusqu’à ce qu’elle se trouve à nouveau dans les limites de taille définies.

OWA2013-Schema1Figure 5. Modèle de stockage hors connexion

Que se passe-t-il lorsqu’Outlook Web App 2013 passe en mode hors connexion ?

Si la connexion réseau échoue ou est désactivée pendant qu’Outlook Web App 2013 est en cours d’utilisation, les utilisateurs peuvent continuer à travailler normalement. De même, un utilisateur peut commencer à utiliser Outlook Web App 2013 hors connexion, en avion ou dans un café dépourvu de Wifi par exemple, et l’utiliser normalement.

Outlook Web App 2013 apparaîtra sans exiger de connexion. Le meilleur moyen d’accéder à Outlook Web App 2013 hors connexion est d’utiliser un favori ou un signet. La seule indication que l’application fonctionne hors connexion est un horodatage dans le coin inférieur de la fenêtre de messagerie Outlook Web App 2013 indiquant l’heure de la dernière mise à jour d’Outlook Web App.

Les autres différences entre Outlook Web App 2013 en ligne ou hors connexion se vérifieront par l’absence de fonctionnalités non prises en charge hors connexion. Par exemple, « Create a rule… » que vous obtenez en cliquant avec le bouton droit dans un message, affichera le même message d’erreur que celui qui apparaîtrait si Outlook Web App 2013 n’était pas configuré en vue d’une utilisation hors connexion.

Lorsqu’une une opération prise en charge est effectuée hors connexion (supprimer un message, par exemple), la séquence d’événements suivante s’ensuit en quelques millisecondes :

  • La suppression est appliquée à la vue, qui est cachée en mémoire. Le message disparaît immédiatement
  • La suppression est appliquée au message dans la base de données locale, de sorte que même si vous restez hors connexion sur plusieurs sessions Outlook Web App 2013, l’élément apparaît supprimé dans Outlook Web App 2013
  • L’action de suppression est écrite dans une file d’attente dont la lecture est reprise dès que la connexion au serveur est rétablie. Toute activité de création/mise à jour/suppression hors connexion est stockée dans cette file d’attente, qui est conservée sous forme de tableau dans la base de données web locale. Outlook Web App 2013 reprend la lecture de cette activité sur le serveur lors du rétablissement de la connexion d’Outlook Web App 2013

OWA2013-Schema2Figure 6. Action hors connexion et modèle de synchronisation des données

Outlook Web App 2013 détermine l’état de connectivité du réseau en fonction de la réponse de chaque demande web envoyée au serveur Exchange 2013. Dès que la connectivité réseau est détectée, Outlook Web App 2013 reprend la lecture de la file d’attente des activités hors connexion sur le serveur, de sorte que tous les clients reflètent désormais tout le travail que vous avez effectué hors connexion. Lorsque la file d’attente a été relue et que le serveur est à jour, le processus de copie des modifications ou des nouveaux messages entre le serveur et la base de données Outlook Web App 2013 locale commence.

Pour stocker les messages qui ont été créés hors connexion, Outlook Web App 2013 crée un dossier Boîte d’envoi dans l’arborescence. Cette boîte d’envoi est locale sur l’ordinateur que vous utilisez. Les utilisateurs peuvent ouvrir et modifier les messages depuis le dossier Boîte d’envoi, auquel cas ils deviennent des brouillons et sont déplacés vers le dossier Brouillons jusqu’à ce que les commandes Envoyer ou Enregistrer soient sélectionnées. Les messages qui sont créés et envoyés hors connexion demeurent sur le client tant qu’Outlook Web App 2013 n’est pas ouvert et connecté à Exchange 2013.

Outlook Web App 2013 en mode déconnecté, les premiers retours

Présente depuis longtemps dans Google Gmail, c’est une fonctionnalité qui était très attendue pour Outlook Web App. Utilisée depuis une tablette Windows 8 ou Windows RT, elle s’avère très pratique et peu consommatrice de ressources, notamment lorsque on est amené à se déplacer fréquemment et être sujet à des interruptions de réseaux (comme dans une salle de conférence lorsque le Wifi est trop sollicité ou dans un avion). Sur Windows RT, je la qualifierai d’indispensable, à partir du moment où dans cette version, il n’est pas possible d’installer Outlook 2013.

Dans les premières utilisations, on peut regretter que l’information indiquant si on travaille en mode connecté ou déconnecté ne soit pas mieux présentée, surtout lorsqu’on travaille depuis Internet Explorer 10 en mode ModernUI, ce qui donne lieu à certaines expériences négatives de la part d’un petit nombre d’utilisateurs notamment en ce qui concerne leur compréhension des éléments qui sont synchronisés et ceux qui ne le sont pas. C’est un élément à prendre en compte lors de la gestion du changement vers Exchange Server 2013 si vous êtes amenés à concevoir une documentation pour vos utilisateurs lors de la migration vers Outlook Web App 2013.

On peut aussi être surpris par le fait que Microsoft a choisi deux formats de bases de données HTML5,  un pour son navigateur (IndexedDB), et un pour les autres navigateurs (WebSQL). Microsoft argumente ce choix par le fait que tous les navigateurs ne disposent pas de l’implémentation IDB HMTL5 ou ne souhaitent pas l’implémenter (voir : https://sites.google.com/a/chromium.org/dev/developers/web-platform-status/).

Enfin, de nombreux paramètres restent « en dur », notamment sur le nombre de messages synchronisés, les pièces-jointes ou la qualification des messages qui sont synchronisés ou non. Sans doute Microsoft gagnera-t-il a améliorer dans une future version ces éléments pour permettre aux utilisateurs, sinon aux administrateurs comment paramétrer au mieux Outlook Web App 2013 en fonction du besoin de l’utilisateur et de son contexte.

Outlook Web App 2013 et son mode déconnecté est donc le chaînon manquant entre OWA et Outlook et repose la question : « Avez-vous encore besoin d’Outlook sur votre poste de travail ? ». Chacun aura de quoi en discuter à l’occasion des Microsoft TechDays 2013, où vous aurez le plaisir de nous retrouver.

Pour IT Pro Magazine, Février 2013.

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