Aller au contenu principal

Le Nouvel Office : A consommer comme une application ou un service ?

18 octobre 2012

Arnaud Alcabez

Dans le dernier numéro, nous avions parlé de la difficulté des entreprises à pouvoir canaliser la conception de documents et la diffusion des informations dans une entreprise. Néanmoins, l’utilisation du Cloud Computing avec Microsoft Office 2013 pourra se révéler très efficace dans un grand nombre de situations.

Microsoft Office 2013 a été conçu pour être la réponse aux changements que nous observons depuis quelques années et qui continueront de s’amplifier pendant les trois prochaines, avant peut-être un futur Office 2016?

  • Transformation des appareils : Plus d’un milliard de smartphones en 2016, dont 350 millions seront utilisés dans le monde professionnel,
  • Transformation des relations sociales numériques : 82% de la population utilise une forme de réseau social,
  • Transformation vers l’informatique en nuage : 39% des petites et moyennes entreprises paieront des services cloud dans trois ans.

C’est cette projection des analystes pour la période 2013-2016 qui a servi de base à l’ADN de l’architecture du Nouvel Office et de son intégration poussée avec le Cloud Computing.

Une réponse à la transformation des appareils

  • Office 2013 devient rapide et fluide et supporte trois modes d’interface avec l’utilisateur : tactile, souris et clavier,
  • Certaines applications Office 2013 sont visuellement optimisées pour Windows 8 (Lync et OneNote). Microsoft OneNote est un bon exemple : Cette application qui permet de saisir des informations non structurées est disponible dans Microsoft Office 2013, mais également sur le Microsoft Store de Windows 8 sous le nom de Microsoft OneNote MX. La version OneNote 2013 utilise l’interface classique, se devant d’être compatible avec Windows 7 et Windows 8, alors que la version MX est développée dans le style Modern UI (anciennement connu sur le nom de Metro UI). Les écrans ci-dessous comparent visuellement les deux versions côte-à-côte.

Une réponse à la transformation des relations sociales numériques

  • Il est désormais possible de suivre vos contacts, vos équipes, vos documents et vos sites depuis SharePoint de manière optimisée par rapport à Office 2010,
  • Les cartes de contacts sont désormais unifiées, c’est-à-dire que les informations provenant des différents réseaux sociaux sont fusionnées en une seule carte contact,
  • Skype est désormais intégré à Office et à Lync.

Une réponse à la transformation vers l’informatique en nuage

  • Les documents Office peuvent être sauvegardés et lus directement depuis un emplacement sur SkyDrive (personnel) ou SkyDrive Pro (professionnel),
  • La centralisation des paramètres sur le Cloud donnera non seulement accès aux documents depuis tout terminal compatible Office, tablette et smartphone inclus, mais permettra en outre une synchronisation automatique des paramètres de l’utilisateur, dictionnaires personnalisés compris,
  • Microsoft Office devient disponible sur tous vos appareils. Les cinq licences allouées vous permettent de l’installer sur vos différents périphériques, et de pouvoir bénéficier également des Office Web Apps via un navigateur Internet. C’est un changement radical dans le modèle de licence où l’application n’est plus liée à une machine mais à un utilisateur,
  • Microsoft Office devient à la demande. Ce nouveau mode d’utilisation permet de commencer à utiliser toute application Office, au bout de 15 secondes à une minute, en fonction du débit de la connexion utilisée, depuis n’importe quel ordinateur Windows n’étant pas le vôtre. L’intérêt de ce service est de pouvoir accéder à la richesse fonctionnelle d’Office depuis tout PC connecté à Internet, sans nécessiter de disposer de privilèges d’administration et sans laisser aucune trace sur la machine hôte, une fois la session Office terminée,
  • Microsoft Office devient disponible sous la forme d’un abonnement. L’abonnement présente plusieurs avantages par rapport à un achat classique. Il permet de dissocier Office d’une machine donnée pour travailler depuis n’importe quel PC. L’abonné dispose d’un compte Office sur lequel il ouvre une session et accède à ses documents stockés sur SkyDrive. Chaque connexion donne accès à la version la plus à jour d’Office en évitant d’avoir à installer services packs et autres patchs de sécurité. Il est possible d’installer Office sur plusieurs machines et de déplacer Office d’un PC à l’autre via une interface d’administration accessible depuis le compte Office.

Enfin, les entreprises ne sont pas non plus délaissées, puisque de nombreux avantages ont été apportés à Office 2013, notamment avec une conformité renforcée grâce à Exchange Server, de nombreuses GPO (comme la possibilité de fixer par utilisateur le nombre d’installations autorisé) ou la simplification du déploiement en s’appuyant sur le centre de données de Microsoft et Office 365 comme nous allons le voir maintenant.

Une réponse aux attentes des entreprises en matière de déploiement

Pour les entreprises, Microsoft s’est penché sur les principaux freins à l’adoption d’une nouvelle version d’Office. Quatre verbatim ont été isolés :

  • « Nous ne savons pas si nos fichiers fonctionneront !»
  • « Qu’en est-il de nos add-ins et de la compatibilité avec nos applications qui utilisent Office ? »
  • « De nombreux utilisateurs ont plus d’un périphérique ! »
  • « Le déploiement en entreprise est une opération trop complexe ! »

Pour répondre à ces attentes, Microsoft a repensé le déploiement d’Office en s’appuyant sur les technologies de virtualisation et de streaming qu’elle avait initié avec Office 365. Microsoft Office 2013 a donc été conçu sur ces concepts :

  • Microsoft Office 2013 devient une application complètement virtuelle et exécutable dans une bulle sécurisée. Cette technique permet désormais d’installer Office 2013 sans avoir à désinstaller l’ancienne version. Les deux versions d’Office peuvent alors fonctionner dans un mode « Side-by-Side ». Ceci permet de régler tout problème de compatibilité au niveau des documents, mais également de pouvoir déployer la nouvelle version au fil de l’eau sans interrompre les utilisateurs,
  • Microsoft Office 2013 a été fragmenté en petits blocs fonctionnels, et une priorisation dynamique des fonctionnalités a été intégrée. Cette fragmentation possède deux avantages. Le premier étant que l’application dont vous avez besoin est disponible très rapidement, les blocs correspondant à l’application que vous avez activée étant les premiers à être téléchargés. Le deuxième, concerne les futures mises à jour des applications, où seuls les blocs modifiés seront déployés sur le poste de travail, ce qui permet de réduire au maximum la consommation de votre bande passante, le temps de mise à jour, mais également le fait que l’utilisateur n’aura pas besoin d’arrêter de travailler avec Office pendant la mise à jour de son application.

Pour cela, Microsoft privilégie une nouvelle technique de déploiement pour les entreprises, basée sur App-V et appelée « Click-to-Run ». Cette technique est destinée à remplacer à terme l’ancien format MSI sur lequel reposait le déploiement de la suite Office depuis la version Office 2000.

Pour les entreprises qui nécessitent un contrôle étendu des applications qui sont installées sur le poste de travail, les packages du mode Click-to-Run peuvent être configurés avec un outil de déploiement en entreprise. Un déploiement en Click-to-Run se compose :

  • D’un « bootstrapper ». Le bootstrapper est un fichier exécutable d’amorce du déploiement d’Office 2013. Ce programme doit être déployé sur le poste de travail ou directement sur le bureau de l’utilisateur
  • D’un fichier de configuration XML. Ce fichier de configuration contient les paramètres sur lesquels l’administrateur pourra jouer, comme le numéro de version, la langue d’installation, etc. Ce fichier servira également à localiser les packages de la distribution, ceux-ci pouvant se situer en local, sur un volume réseau, dans le cloud, ou en « Failover Cloud », c’est-à-dire en utilisant la source sur le centre de données de Microsoft dans l’hypothèse où la source en réseau local est inaccessible.
  • Enfin, à l’aide de scripts supplémentaires, l’administrateur pourra automatiser la fin d’installation pour ajouter les composants, les applications supplémentaires et les modèles documentaires fournis par l’entreprise.

L’outil de personnalisation « Office Deployment Tool for Click-to-Run Preview », ainsi d’un fichier de configuration XML type, peuvent être téléchargés à cet emplacement:
http://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=30344

Pour suivre le déploiement d’Office 2013 en entreprise en version Click-to-Run, Microsoft met également à la disposition des administrateurs deux autres outils. Le premier, se trouve dans les consoles d’administration du portail d’Office 365 afin de s’assurer que les distributions, les services d’activation et de mises à jour sont en ligne.

Le second, se trouvera déployé sur le poste des administrateurs, dans Menu Démarrer / Microsoft Office 2013 /  Office 2013 Tools sous le nom de « Office 2013 Telemetry Dashboard ». Cet outil permettra aux administrateurs de suivre en direct le déploiement Office 2013 dans l’entreprise. Il permettra également d’être informé sur l’usage d’Office 2013 par les utilisateurs, l’usage des documents et des add-ins, les problèmes de compatibilité et de  résolutions sur Office 2013, et les redémarrages non sollicités d’Office 2013 sur les postes de travail.

Ainsi, avec l’agent de télémétrie, les administrateurs pourront anticiper les problèmes de compatibilité avec Office 2013 et résoudre les incidents de manière proactive sans avoir à déclencher d’appel au support technique. Pour utiliser « Office 2013 Telemetry Dashboard », vous devrez avoir installé Excel 2013 et une base de données SQL dans laquelle seront collectés les événements liées au déploiement et à l’utilisation d’Office 2013 par les utilisateurs. L’installation et l’utilisation de « Office 2013 Telemetry Dashboard » sont simplifiées grâce à un assistant qui vous guidera pas-à-pas dans sa mise en œuvre.

Une réponse aux attentes des entreprises en matière d’activation

Un dernier volet sur lequel Microsoft a réfléchi avec Office 2013 et le Cloud Computing concerne les méthodes d’activation des logiciels. L’activation produit (ou PA – Product Activation) est le processus par lequel un logiciel Microsoft acquiert une licence digitale pour un ordinateur spécifique ou un utilisateur spécifique. Si les produits serveurs ne sont pas concernés par les licences individuelles de la même manière, l’activation de chaque logiciel Office, Visio et Project est nécessaire pour bénéficier des produits légalement.

Jusqu’à présent les méthodes d’activation étaient les suivantes :

  • La clé unique allouée à un logiciel Office. Celle-ci existe toujours, à la différence qu’elle est liée à un utilisateur et peut être stockée sur le cloud afin de pouvoir installer jusqu’à cinq ordinateurs à partir d’une seule clé en utilisant son identifiant Live ID. En réalité, cette clé est désormais gérée comme une clé MAK. Elle est activable par téléphone ou en ligne pour chaque poste installé.
  • La clé MAK : Pour Multiple Activation Key. Une clé unique pour tous les ordinateurs – Chaque personne active ses logiciels avec Microsoft de manière individuelle. Celle-ci existe toujours, et pour un nombre supérieur à 5 licences, elle est la propriété d’une entreprise et d’un agrément de licence en volume entre l’entreprise et Microsoft. Elle est activable par téléphone ou en ligne pour chaque poste installé.
  • Le serveur KMS : Le serveur KMS concerne les entreprises ayant un nombre important de postes de travail ou des postes de travail qui ne pourront être connectés à l’Internet. Le serveur KMS permet d’exécuter son propre serveur d’activation pour votre organisation, avec un contrôle des postes de travail tous les 180 jours.
  • L’activation depuis Office 365, qui permet d’une activation automatique d’Office, mais nécessite une connexion sur Internet périodique (toutes les deux à quatre semaines) pour être renouvelée.

Microsoft introduit avec Windows 8, Windows Server 2012 et Office 2013 un nouveau mode d’activation appelé « Active Directory-based Activation ». L’objectif annoncé pour AD-based Activation est de rendre l’activation aussi simple qu’un KMS, mais en s’appuyant directement sur l’Active Directory de l’entreprise.

AD-based Activation utilise les mêmes clés que le KMS, ce qui évite d’avoir à réenregistrer vos anciennes applications. Le résultat de l’activation du gestionnaire de clé KMS est stocké dans le schéma Active Directory, dans un objet intitulé ‘Activation Object’ (ou AO). Etant donné que l’activation est propagée dans le schéma AD, une seule activation suffit dans le domaine racine pour toute une forêt, tous les domaines enfants héritant automatiquement de l’AO. Utiliser AD-based Activation nécessitera une mise à jour de votre forêt afin de disposer d’un schéma Active Directory 2012, mais l’activation sera opérationnelle sur tous les DC de vos domaines, quelle  qu’en soit la version.

AD-based Activation supporte les clients Office 2013 s’exécutant sur un ordinateur Windows 8, et membres de la forêt dans laquelle vous avez déployé cette fonction. Dès qu’un ordinateur Windows 8 rejoint la forêt Active Directory, les clients activeront eux-mêmes automatiquement leur Office 2013 avec les informations contenues dans l’AO.

Conclusion : Le Nouvel Office, à consommer comme une application ou un service ?

Alors, Cloud, On Premises ou Hybride ? En cumulant les avantages du Cloud Computing et d’Office 2013, Microsoft présente de nombreux avantages pour les utilisateurs et pour les administrateurs :

  • L’utilisateur et l’administrateur n’ont pas à saisir de clé produit, ce qui évite des manipulations supplémentaires ou une diffusion non sollicité des clés d’activation,
  • Pas de prérequis en termes de besoin d’infrastructure supplémentaire (pas de serveurs, pas d’ouverture de ports TCP/IP supplémentaires) avec AD-based Activation,
  • Les utilisateurs peuvent déployer jusqu’à cinq fois Office 2013 sur leurs différents ordinateurs, dans la limite des grâces accordées par l’administrateur,
  • Un utilisateur peut déployer Office à la demande pour travailler sur un ordinateur qu’il ne contrôle pas (en voyage, en vacances, dans un cybercafé, etc.) sans être administrateur, et en supprimant Office 2013 automatiquement en fin de session,
  • Les outils de télémétrie, de SLA et les installations Side-by-Side permettent de déployer efficacement Office 2013 sans rupture de service, avec une gestion proactive des incidents et sans avoir la nécessiter de désinstaller la version antérieure,
  • Les utilisateurs reçoivent les mises à jour sans rupture de service,
  • Le Click-to-Run et les Office Web Apps permettent une productivité accrue, permettant d’utiliser Office 2013 sans attente,
  • Votre Office + SkyDrive vous suit partout, sur tous vos périphériques et sur Internet, sans supplément de coût,
  • La configuration d’Office 2013 et vos clés d’installation sont stockées sur le nuage, évitant d’avoir à paramétrer une nouvelle installation d’Office.

Microsoft Office 2013 a été annoncé finalisé le jeudi 11 octobre 2012. En ce qui concerne son acquisition, Microsoft Office 2013 devrait être présent dans le catalogue commercial de novembre 2012. Il devrait être disponible pour les clients sous Software Assurance dès la mi-novembre, et pour les clients en Volume Licence à partir du 1er décembre 2012.

En ce qui concerne la disponibilité via Office 365, le déploiement sur les centres de données devrait commencer à partir du début novembre 2012, avec une disponibilité progressive selon les centres de données et les tenants des applications Office Web Apps (en version 2013) dans la même période.

Pour la disponibilité d’Office 2013 en Click-to-Run à partir des centres de données (Office 365), Microsoft n’a pas pour le moment souhaité communiquer une date précise, mais a annoncé qu’il pourrait être accessible au premier trimestre 2013.

Pour IT Pro Magazine, Novembre 2012

Les commentaires sont fermés.

%d blogueurs aiment cette page :