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Les outils collaboratifs de Microsoft Office 2013 demanderont-ils aux entreprises de revoir leur stratégie de collaboration ?

2 septembre 2012

Arnaud Alcabez

Au moment où Microsoft s’apprête à renouveler l’ensemble de ses applications Office, force est de constater à quel point elle fait la part belle aux technologies de partage collaboratif et notamment dans la possibilité de démultiplier le nombre de messages et d’accroître leur transmission. Avec la refonte de toute sa gamme de produits, Microsoft soulève une nouvelle problématique pour les entreprises : la multiplicité des usages. Les entreprises apprécieront-elles d’être confrontées à ce choix ? Rien n’est moins sûr…

Une fracture de plus en plus grande entre la communication et l’information

Certes, l’offre conséquente des outils technologiques, l’individualisation des usages, l’interactivité, la vitesse et le volume échangé sont un formidable progrès, mais à condition de comprendre qu’ils ne doivent pas dévaloriser les autres moyens d’expression. De quoi est-il question ? De l’opposition entre l’information et la communication, ou comment passer de la fascinante vitesse de la circulation des informations à la lenteur de l’accumulation des connaissances pour les individus et pour les sociétés.

Un monde ouvert et transparent où tout ne serait qu’échanges n’en améliore pas la communication entre les individus. On voit aujourd’hui, avec le nombre exponentiel de récepteurs et l’abondance croissante des messages échangés, que la capitalisation de la donnée est beaucoup plus complexe à gérer pour l’entreprise.

Entre information et communication, le décalage entre la performance croissante des techniques, formidables et séduisantes à chaque génération d’Office, et la difficulté toujours aussi grande de la communication humaine et sociale ne fait que se creuser un peu plus chaque jour avec l’introduction des nouvelles technologies.

Le risque pour les entreprises est que toute information finit par circuler, sans que rien ne soit accumulé. Résultat, l’épaisseur de la connaissance issue de la communication entre les collaborateurs, les fournisseurs et les clients de l’entreprise à tendance à rétrécir d’année en année de manière dangereuse. Projetons-nous dans le futur : Qu’en sera-t-il du patrimoine de données issues de la collaboration laissé comme capital à l’entreprise via nos outils collaboratifs les plus récents ?

L’intégration du cloud computing public et privé, comme Facebook, LinkedIn, Twitter et Skydrive et les acquisitions récentes de Microsoft telles que Skype et Yammer ne feront qu’accentuer la fissure entre la capitalisation des communications et des transferts sans trace de l’information. C’est déjà le cas pour les entreprises ayant déployé Exchange et Lync. Ce qui transite par Exchange peut être stocké, archivé, capitalisé. Ce qui transite par Lync ne peut pas l’être. Au final, la multiplicité des émetteurs et des récepteurs a tendance à réduire le nombre de référentiels produits au sein de l’entreprise.

Il reste que vouloir réguler l’information qui circule dans et au-delà des limites de l’entreprise via les outils techniques semble être un souhait impossible à tenir, étant donné que chaque logiciel possède sa propre logique. Par exemple, mettre une règle interdisant le transfert d’un document dans Exchange ne l’empêchera pas d’être transféré par Lync ou par Skydrive. Quand à retracer les circuits d’information qu’a emprunté un document, n’y pensons même pas….

Des compléments circonstanciels de plus en plus complexes pour les usages collaboratifs

Pour certains usages, la boîte à outils collaboratifs ne fait que s’accroitre chaque jour où nombre d’individus utilisent entre 8 et 9 outils différents pour un nombre d’usage fixe :

  • Travailler sur du contenu (mettre à jour les données, rechercher, créer, analyser, coopérer)
  • Communiquer (informer, partager)
  • Gérer du temps (s’organiser et synchroniser)

Prenons par exemple un usage simple couvert généralement par les fonctions de messagerie dans la dichotomie des produits Microsoft comme « Gérer les plannings ».

Si de manière rapide, nous arrivons à déterminer que le meilleur produit pour remplir ce besoin est le client Outlook pour l’interface utilisateur et Exchange Server côté serveur pour la publication et les fonctions de partage, de plus en plus souvent, le contexte ou complément circonstanciel prend une part prépondérante sur la configuration de la solution que vous devrez bâtir pour répondre à ce besoin simple au premier regard.

Comme le montre l’exemple, le complément circonstanciel est souvent rarement exprimé de manière claire par un client et peut, à partir d’un besoin simple, nous amener à construire une architecture relativement complexe pour répondre au besoin. Son principal défaut est qu’il peut être multiple. Donc, dans la compréhension du besoin, si le bloc sujet/verbe/COD est « Gérer les équipes [Sujet] / Synchroniser [Verbe] les plannings [COD] », les compléments circonstanciels (ou prépositions) pourraient être par exemple :

  • (null)
  • pour un projet
  • sur Internet
  • dans un contexte mobile
  • avec des personnes extérieures
  • pour une relation commerciale

Et comme vous l’avez compris, ils changeront radicalement la dimension du projet que vous serez amenés à piloter.

Des configurations de plus en plus complexes pour les usages collaboratifs

Imaginons que vous ayez réussi à obtenir une vision claire de la demande du client, et que vous soyez maintenant à étudier les différentes configurations possibles pour proposer une architecture qui réponde à son besoin, comme par exemple « Gérer les plannings dans un contexte projet », vous serez alors confronté à un nouveau problème : Cloud ou pas cloud ?

Pour Microsoft, trois scénarios sont possibles : Une architecture utilisant totalement les ressources du cloud computing, une architecture reposant totalement sur les versions clients et serveurs de ses logiciels, et enfin, une architecture de compromis, mixant les ressources du cloud computing et des ressources locales. Dans notre exemple « Gérer les plannings dans un contexte projet », on pourrait le représenter comme suit :

Si votre client a déjà une stratégie très claire à propos de sa position vis-à-vis du Cloud Computing, vous arriverez rapidement à identifier le scénario qui correspond à sa stratégie. Si ce n’est pas le cas, vous devrez sans doute passer de nombreuses heures à discuter du pour et du contre de chaque scénario avec votre client, au risque parfois de « perdre » ce dernier, et qu’il vous en confie la responsabilité.

Des profils utilisateurs de plus en plus complexes

Enfin, votre dernier challenge sera sans doute de faire face à l’opposition des méthodes de travail entre les collaborateurs d’une même entreprise, cartographiée en 2009 par Microsoft aux centres des usages. (http://download.microsoft.com/documents/France/Entreprises/2009/Reference-des-Usages-IT-au-travail.pptx).

Cette étude présente l’opposition de type de deux cultures en interaction, les Fabers et les Ludens, qu’on pourrait traduire par les anciens usagers et les nouveaux usagers du système d’information.

L’étude essaye également de cartographier les typologies des plus jeunes utilisateurs face aux technologies au travail, dont la maîtrise des outils collaboratifs est de plus en plus pointue et les attentes de plus en plus poussées vers les nouvelles technologies :

  • Les « Digital Creators », qui attendent des outils de création avancés, avec une possibilité de paramétrage/personnalisation plus libres qu’aujourd’hui,
  • Les « Information flow obsessed », qui attendent des outils collaboratifs et de partage de l’information de plus en plus nombreux,
  • Les « Net Com Workers », qui attendent des outils de création et de communication ayant plus d’instantanéité, des échanges plus fluides, des contacts mieux gérés,
  • Et enfin les « Techno Followers », qui attendent surtout une amélioration sur l’accessibilité, l’ergonomie, la simplicité : un profil qui a avant tout besoin d’être formé aux outils.

D’ores et déjà, il semble difficile que tous ces usagers puissent envisager l’utilisation du système d’information de la même manière et trouver une satisfaction commune par le même outil.

Les entreprises sont-elles prêtes à accueillir Microsoft Office 2013 ?

C’est effectivement là toute la question. Si qualitativement et visuellement les produits sont d’une richesse exceptionnelle, ils intègrent nativement ce vent de liberté quand à la conception, au stockage, la consommation des données, au partage et à la distribution des données. Avant de lâcher Microsoft Office 2013 dans l’entreprise, une réflexion et une remise à plat sur les méthodes de travail et de collaboration entre les salariés et entre l’entreprise et ses salariés sera sans doute nécessaire afin de ne pas se retrouver coincée entre un bien-être de ses collaborateurs favorisé par la mise en œuvre d’outils collaboratifs de plus en plus riches et le risque de diffusion de l’information et la protection de son savoir-faire, son bien le plus précieux.

Gérer la fracture entre la communication et l’information, répondre à des compléments circonstanciels de plus en plus complexes, déterminer le niveau d’intégration du cloud computing dans les outils collaboratifs, et favoriser la collaboration entre des profils d’utilisateurs différentiés sont autant de challenges essentiels pour lesquels les produits et services Microsoft Office 2013 apportent une réponse technique, à condition d’en maîtriser son usage.

Parfois, je repense nostalgiquement à cette bonne vieille époque du client Windows 3.11, Serveur de fichiers NT, MSMail et Word pour Windows…. Comme ma vie d’alors était simple ;-)

Pour Exchange Magazine, Septembre 2012

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