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Office 365 – Maîtriser l’explosion des usages mobiles pour les applications collaboratives

26 novembre 2011

Arnaud Alcabez

Avec l’explosion des périphériques nomades, l’année 2012 sera certainement pour votre entreprise l’occasion d’élaborer ou d’affiner votre stratégie pour les mobiles qui se connectent aux outils de collaboration que vous administrez, tels qu’Exchange Server, SharePoint Server ou Office 365.

Si les calendriers sont bien respectés, vous pourrez vous attendre à voir, dès cet automne, apparaître au seuil de votre bureau un de vos managers, le sourire aux lèvres, sa tablette Windows 8 ou son iPad 3 dans la main, vous demandant : « Comment je me connecte à Exchange ? ». Malheureusement, j’ai peur de ne pas vous rassurer en vous promettant que ce n’est que le premier d’une longue série….

Pour cela, il est déjà nécessaire de faire régulièrement la synthèse des usages chez les consommateurs de périphériques mobiles, ceux-ci évoluant rapidement au fil des mois et d’identifier ces nouvelles façons de consommer vos applications collaboratives. L’une des études les plus intéressantes publiée à la fin de l’année dernière (The iPass 2011 Mobile Enterprise Report) permet de se faire une bonne idée de la manière dont leurs comportements se transforment et de ce qu’ils attendent de vous.

Voici quelques verbatim extraits de cette étude :

La population

  • L’âge médian des employés mobiles est de 41 ans, soit 5 ans de moins qu’en 2010.
  • 95% des collaborateurs mobiles ont désormais un Smartphone. Ils étaient 85% en 2010.
  • 91% des collaborateurs utilisent leur Smartphone pour travailler. Ils étaient 69% en 2010.

Le périphérique

  • 44% des employés mobiles disposent d’une tablette. Ils étaient 33% au deuxième trimestre 2011. 85% des tablettes sont des iPad.
  • L’iPhone reste le périphérique mobile préféré dans l’entreprise, avec 45% de part de marché. Celle-ci n’était que de 31% en 2010.

Son mode d’acquisition

  • 58% des employés mobiles disposent d’un Smartphone financé par leur entreprise. Cette valeur est en baisse par rapport à l’année précédente où cette proportion était de 2/3.
  • 42% des collaborateurs ont un Smartphone dont ils sont propriétaires.
  • Seulement 29% des employés mobiles se voient imposer un modèle particulier de Smartphone par leur entreprise. La majorité des entreprises (62%) préfèrent laisser le choix d’un périphérique parmi une liste prédéfinie à leurs collaborateurs. 44% choisissent eux même dans cette liste, les autres disposant du modèle adapté à leur fonction ou à leur position dans l’entreprise. Enfin, les derniers 19% peuvent choisir n’importe quel périphérique mobile pour se connecter à leur entreprise.

Leur comportement

  • 42% des employés mobiles laissent leur ordinateur portable au bureau et utilisent uniquement leur Smartphone ou leur tablette en soirée ou durant les week-ends, au moins de manière occasionnelle.
  • 59% des employés mobiles ont une réponse émotionnelle lorsqu’on leur demande comment ils se sentiraient sans leur téléphone mobile pendant une semaine. 40% se sentiraient désorientés, 34% égarés, et 10% se sentiraient solitaires et coupés du monde de l’entreprise sans leur Smartphone.
  • 1 employé mobile sur 4 indique ne dormir que 6 heures ou moins par nuit, et 1 sur 3 qu’ils dorment moins à cause de leur travail mobile.
  •  Ils estiment leur temps de concentration pour une tâche sans être sollicité sur leur téléphone mobile à 28 minutes.
  • La plupart des employés mobiles se déclarent comme compétents pour se dépanner par eux-mêmes (69%), à comparer aux 6% qui se jugent non ou faiblement compétents. 81% d’entre eux contacteraient le support technique en dernier recours, et d’un point de vue pratique, seuls 2% déclarent avoir contacté le support technique pour des problèmes de Smartphone durant l’année.
  • 62% des utilisateurs mobiles pensent qu’il ne peut rien arriver à leur Smartphone.

 A ce stade, que faut-il en conclure ?

  •  Le collaborateur dans l’entreprise est un « mouvant » et ne se définit plus géographiquement qu’à la seule position physique qu’il occupe dans l’entreprise. Bien que certains ordinateurs doivent rester physiquement à un endroit géographique précis (standard, R&D sensible, etc.), son utilisateur accepte de moins en moins d’en être considéré comme un périphérique humain attaché.
  • Le modèle du « bring our own device » s’amplifie, principalement lié à l’arrivée de nouveaux collaborateurs de l’entreprise ayant un rapport fusionnel avec leur Smartphone. Une entreprise qui ne se rendrait pas compte de ces changements risquerait de ne plus être « connectée » avec certains de ces collaborateurs les plus prometteurs.
  • Les employés nomades adoptent très rapidement de nouveaux périphériques tels des tendances à suivre, ce qui rend complexe toute élaboration d’une stratégie d’intégration dans l’entreprise.

Le MDM (Mobile Device Management), un composant qui deviendra vite indispensable pour votre organisation

Selon Wikipédia, une application de Mobile Device Management (MDM) ou « Gestion de Terminaux Mobiles », est une application permettant la gestion d’une flotte d’appareil mobile. Cela peut aller d’une flotte d’une dizaine de terminaux identique, jusqu’à des milliers de terminaux tous différents et tournant sous différents OS. C’est au début des années 2000 que l’on a vu des solutions de MDM apparaître (dans un premier temps pour les PDA).

Choisir le produit de gestion de terminaux mobiles peut se résumer votre capacité à répondre à trois grands critères :

  • La nature du terminal à supporter,
  • l’approche technique légère ou lourde,
  • la manière dont le service est installé.

L’explication approfondie des critères, le tableau comparatif des différentes solutions, les références des études, les schémas, et l’architecture générale des solutions de MDM sont détaillées dans Exchange Magazine, Février 2012. Des exemplaires d’Exchange Magazine seront distribués gratuitement lors des Microsoft TechDays 2012, du 7 au 9 Février 2012, au Palais des Congrès de la porte Maillot, Paris.

Quelle méthode proposer pour l’intégration d’un MDM dans votre entreprise ?

Retrouvez les méthodes de déploiement et d’intégration pour Exchange Server, SharePoint Server et Office 365 dans la version complète de cet article dans Exchange Magazine.

La mobilité va prendre une place de plus en plus importante comme outil de connectivité à l’entreprise. En tant qu’architecte, administrateur ou consultant spécialisé dans le domaine de la messagerie, vous pouvez déjà ressentir ses premiers effets par les demandes de plus en plus pressantes de vos utilisateurs.

Dans cette perspective, le MDM est un futur pilier de votre infrastructure sur lequel vous serez sans doute amené à faire des propositions ou à déployer dans les mois prochains, si ce n’est déjà un axe de réflexion dans votre entreprise.

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