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Office 365… Vous connaissez ?

3 février 2011

Arnaud Alcabez

Microsoft Office 365 est le nom commercial consacré à la deuxième génération des services de collaboration et de communication publiés sous la forme de SaaS (Software as a Service). Actuellement accessible à un nombre limité de testeurs, il sera possible de s’y abonner cette année dès sa sortie officielle.

Toutefois, cette date est gardée secrète par l’éditeur, tant l’enjeu en matière d’applications collaboratives en mode SaaS est important et afin de ne pas faciliter la vie de ses potentiels compétiteurs.

Tout d’abord, il est important de comprendre que l’appellation « Microsoft Office 365 » correspond à la consolidation et à la mise à jour de plusieurs offres précédemment commercialisées par Microsoft :

  • Outlook Live et Microsoft Live@edu qui viennent des programmes académiques et permettent au monde éducatif de profiter des plateformes hébergées Microsoft à un coût adapté.
  • Microsoft Online Services, ou plus spécifiquement BPOS (Business Productivity Online Services), disponible depuis Novembre 2008 aux US et depuis Avril 2009 en France, et qui représente l’offre d’abonnement pour les entreprises sur les centres de données Microsoft. L’offre BPOS est d’ailleurs segmentée en plusieurs sous programmes :
    • BPOS-D (Dedicated) est une offre qui s’adresse aux sociétés de plus de 5.000 comptes. Dans cette configuration, l’architecture mise en ligne est dédiée à l’entreprise,
    • BPOS-S (Standard) est une offre mutualisée (multi-tenant) pour les sociétés de taille inférieure. Dans ce cas, chaque entreprise ne dispose pas d’un serveur dédié, mais se partage logiquement de manière isolée les ressources communes de cette plateforme. Cette offre démarre à partir de 5 comptes utilisateurs,
    • BPOS-G (Government) est une offre spécifique pour les administrations et les organismes gouvernementaux. Proposée aux US, elle n’est pas commercialisée en France, du moins à ma connaissance, bien que Microsoft ait annoncé qu’il pouvait la mettre à disposition sur le centre de données européen si la nécessité s’en faisait sentir.

Bien que Live@edu et les Microsoft Online Services aient quasiment le même périmètre fonctionnel, mais pour différents marchés ; et qu’ils soient schématiquement basés sur les mêmes composants, ils ont toutefois suivi une logique de développement totalement opposée :

  • Live@edu est conçu autour d’un modèle plutôt ouvert (pour certains parfois trop), avec un nombre assez important de commandes de configuration par lot (appelées cmdlets).
  • BPOS est né avec une logique inverse. Issu des expériences préalables de Live@edu, sa logique a été de simplifier au maximum l’administration au travers d’un portail, avec de rares cmdlets, quitte à en réintroduire certaines dès lors qu’elles manquaient aux administrateurs, via des mises à jour mineures programmées tous les trois mois.

Microsoft Office 365 tire parti des leçons qu’a apprises Microsoft en quelques années sur la fourniture d’applications en mode SaaS. Mieux ; ceci lui a également permis d’adapter progressivement ses applications traditionnelles afin qu’elles puissent être totalement exploitées dans un modèle SaaS ou dans un modèle mixte (Software + Services), et qu’elles gagnent également en maturité. Ce gros travail d’introspection a d’ailleurs été salué par la presse, puisque deux des applications majeures sur lesquelles Office 365 s’appuie, ont été récompensées comme meilleures applications de l’année 2011 par InfoWorld1.

Avant de lister de manière déclarative les améliorations apportées par Office 365, je voudrais éviter tout prosélytisme militant ou comparaison entre les deux principaux compétiteurs que sont Microsoft et Google. Je ne pourrais sans doute pas mieux le faire qu’en reprenant un verbatim de mon ami Eric Mijonnet de Calipia, qui a réalisé un document sur ce sujet2 :

  • Google a une proposition de valeur prenant le parti de n’implémenter que les fonctionnalités considérées comme suffisantes, appelée « approche good-enough »,
  • Microsoft part du principe de ne pas appauvrir fonctionnellement ses outils, mais de travailler sur leur ergonomie, afin que le périmètre fonctionnel soit facilité, et qu’il soit augmenté en fonction de l’usage.

Il conviendra donc à chaque entreprise de s’approprier l’offre qui correspond le plus à sa sensibilité et à son objectif.

On peut essayer de résumer les améliorations apportées par Office 365 vis-à-vis de BPOS en quatre axes :

Axe 1 : Evolution en termes de niveau de logiciel et fonctionnalités

a) Montée de version des logiciels serveurs

Coté serveur, Microsoft Office 365 est constitué des versions Exchange Online 2010, SharePoint Online 2010 et Lync Online 2010. L’utilisateur tirera donc immédiatement parti des fonctionnalités apportées par ces nouvelles versions. La messagerie instantanée, la gestion de la présence et les conférences en ligne (point à point ou meeting) sont désormais assurées par Lync Online, qui vient idéalement remplacer Office Communications Server et Live Meeting.

b) Intégration de Microsoft Office 2010 dans Office365

Les Office Web Apps, correspondent aux versions en ligne de Microsoft Word, PowerPoint, Excel et Notes. Elles permettent d’ouvrir, de modifier et de partager des documents Office même si ce dernier  n’est pas installé sur l’ordinateur utilisé.

Microsoft Office 2010 Professional Plus peut être souscrit en même temps qu’Office 365 dans le cadre du même abonnement, ce qui permet de simplifier à la fois techniquement et administrativement un déploiement conjoint du service Office 365 et du client riche Microsoft Office 2010 pour votre entreprise.

Axe 2 : Evolution en termes de couverture de services

a) En direction des auto-entrepreneurs, professionnels, et des entreprises de moins de 5 postes

Souscription à partir d’un seul client. Préalablement, le seuil minimum de commande était de 5 licences, ce qui ne permettait pas à de nombreuses petites sociétés, ou par exemple des artisans, de pouvoir souscrire à l’offre.

b) En direction des moyennes et grandes entreprises

De nombreux services souhaités par les grandes entreprises ont été intégrés à la solution. Pour ne citer que quelques exemples :

  • La possibilité de s’appuyer sur son propre domaine Active Directory pour gérer l’identité et définir votre stratégie de mot de passe pour l’accès aux ressources hébergées sur Office 365,
  • Le support d’un single sign-on (SSO) entre les différentes applications,
  • La possibilité de mettre en œuvre des scénarios riches de coexistence, où certains de vos utilisateurs seront hébergés sur le cloud, et d’autres en local. La nouveauté consiste dans la totale transparence fonctionnelle de ce type d’architecture, que ce soit en matière de carnet d’adresses, de disponibilité des agendas, d’archivage ou de déplacement de boîtes aux lettres entre les deux environnements,
  • La possibilité de bénéficier de la messagerie unifiée, c’est-à-dire de la capacité à disposer de fonctions vocales pour la messagerie.

Axe 3 : Evolution en termes de stratégies de sécurité et de régulation

a) Granularité de l’administration (Rôles RBAC)

Office 365 s’appuie sur les RBAC (Role Based Access Control) pour créer une administration granulaire. Les applications comme Exchange, SharePoint, et le portail dispose de rôles prédéfinis pour les administrateurs de l’entreprise, mais aussi de rôles spécifiques comme par exemple pour une société de services commissionnée par l’entreprise pour administrer son environnement. De plus, rien n’empêche de créer des rôles personnalisés pour répondre à des scénarios complexes d’administration.

b) Granularité de l’usage (Droits d’accès et stratégies)

A cela s’ajoute toute la souplesse des droits et stratégies (policies) issus de SharePoint Server et d’Exchange Server permettant de configurer les produits afin qu’ils correspondent mieux à l’usage qu’il en sera fait. Par exemple, la capture d’écran présentant l’interface Outlook Web App 2010 ne possède pas de bouton « Calendrier » et dispose d’une bannière bleue claire avec des flocons que l’utilisateur ne peut pas changer. Ces deux restrictions ont été réalisées à partir de stratégies OWAMailboxPolicy disponibles avec Exchange Server 2010 et Office365. Pour plus d’information à propos des stratégies, vous pouvez consulter l’article suivant : Office 365, Granularité de l’administration et stratégies3.

c) Protection et régulation du contenu

La confidentialité des messages et la régulation des messages, que ce soit en termes de flux et de stockage a également fortement évolué. MRM (Microsoft Rights Management) va permettre de sécuriser les messages et leur contenu afin qu’ils ne puissent pas être transférés ou imprimés sans l’accord de l’auteur. FOPE (ForeFront Online Protection for Exchange) va permettre de gérer le courrier non sollicité par l’entreprise. Enfin, les stratégies d’archivage présentes dans Exchange Online vont permettre de s’assurer que les contenus les plus importants soient conservés dans des boîtes d’archivage prévues à cet effet dans le nuage, aussi longtemps que vous le souhaitez.

Axe 4 : Evolution en termes de plateforme de développement

a) Similarité du développement sur un environnement local et cloud

Les développeurs n’ont pas été oubliés, car désormais, la conception d’applications ou de Webparts sur Exchange Online et SharePoint Online est quasiment identique à celle de leur homologue en entreprise. Le développement de solutions de collaboration qui fonctionnent dans le nuage s’appuie sur Microsoft Visual Studio 2010, Microsoft Silverlight 4, JavaScript et sur les Workflows.

D’un point de vue pratique, il existe une grande similarité entre le développement sur SharePoint Server 2010 et sur SharePoint Online. L’idée générale consiste à construire des solutions SharePoint Online dans des environnements de type bac à sable (Sandbox) avec Visual Studio et SharePoint Designer afin de les contenir dans un environnement isolé, jusqu’à ce qu’elles soient prêtes à être distribuées sur le site opérationnel.

Donc, si vous êtes déjà à l’aise avec SharePoint Server 2010, vous vous retrouverez naturellement dans un environnement connu. Microsoft a d’ailleurs tendance à soigner particulièrement sa communauté de développeurs SharePoint Online, car une bonne partie des documentations techniques et des livres blancs sont déjà accessibles sur le site MSDN4.

b) PowerShell 2.0

Microsoft a réagi dans le bon sens en offrant aux futurs administrateurs d’Office365 un jeu d’instructions très riche. Celui-ci s’inspire directement du jeu d’instructions PowerShell tel qu’on le retrouve pour gérer les serveurs Exchange Server 2010, ce qui devient très pratique si comme dans de nombreux cas, vous vous trouvez dans une configuration mixte, avec une partie de votre organisation en local, et une autre partie online. En clair, les commandes vraiment spécifiques à la partie Office365 concernent uniquement la gestion du service.

Autre problème réglé par la même occasion : La mise à disposition de nouvelles instructions PowerShell pour BPOS/Office365. Jusqu’à présent, les cmdlets étaient intégrées à l’outil de migration vers BPOS. Quand ce dernier est installé, le jeu de commandes BPOS est également déployé. Si cette méthode était jusque-là pratique, elle posait des difficultés pour la mise à jour du jeu d’instruction. En effet, distribuer de nouvelles cmdlets pour les clients consistait à publier une mise à jour des outils de migration, et forcément, un cycle de mise à disposition qui était jugé trop lent par les premiers clients BPOS.

La procédure a donc fortement été changée. Pour faire simple, vous n’avez plus besoin d’installer un exécutable pour disposer des commandes BPOS/Office365 pour PowerShell. A partir du moment où vous êtes sur un poste qui dispose de PowerShell v2, il vous suffira de vous connecter à votre environnement pour que celui-ci vous distribue et intègre automatiquement les cmdlets à jour, ce qui est une vraie amélioration par rapport à la situation actuelle.

En guise de conclusion

 

La disponibilité d’Office365 s’annonce t’elle sous de bons augures ? Comme vous avez pu vous en rendre compte au long de cet article, Office365 représente un saut quantique par rapport à BPOS, et montre à ses compétiteurs où se situe désormais la marque fonctionnelle en ce qui concerne la messagerie et les outils de collaboration dans le cloud et en mode mixte. Construite à partir des applications SharePoint, Exchange, Lync et Office, elle apporte un niveau de finesse et de paramétrage inconnu jusqu’à présent, ce qui permet raisonnablement d’imaginer qu’Office 365 sera une application majeure dans l’adoption des services cloud dans les mois qui viennent. Ces qualités permettent, notamment chez Capgemini dont je fais partie, d’accompagner les clients sur une mise en œuvre et une intégration plus fine d’Office365 en conformité avec les équipes métiers, enthousiastes de pouvoir bénéficier très bientôt d’une suite collaborative de dernière génération.

Arnaud Alcabez
MVP Office 365 | Architecte Senior Office 365 Capgemini
La version originale de cet article a été publiée pour Cloud Magazine (http://www.cloudmagazine.fr/), le magazine en ligne dédié aux plate-formes dans le nuage (cloud computing), les services S+S, SaaS, le PAAS, et le IAAS.

Image 1: Présentation de l’interface Outlook Web App 2010

Image 2: Consultation d’un document dans SharePoint Online 2010 avec PowerPoint Web App

Image 3: Modèle de développement pour SharePoint Online

Image 4: Comparaison des outils de développement entre SharePoint 2010 et SharePoint Online

Références :

1 Exchange Server et SharePoint Server décrochent le titre d’applications de l’année 2011 https://bposnews.wordpress.com/2011/01/19/office365-inforworld-2011-technology-of-the-year-awards/

2 Calipia 2010, Eric Mijonnet, Etude de l’alternative Google/Microsoft sous le regard des entreprises
http://calipia.com/collab/googlevsmsv1.pdf

3 Office 365, Granularité de l’administration et stratégies
https://bposnews.wordpress.com/2011/01/19/office365-granularite-de-ladministration-et-strategies-policies/

4 SharePoint Online Developer Resource Center
http://msdn.microsoft.com/en-us/sharepoint/gg153540.aspx

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